Як відновити втрачені документи?

На даний час досить актуальним є питання, які стосуються відновлення втрачених документів. Варто одразу зазначити, що майже всі документи можуть бути відновлені, як в позасудовому, так і в судовому порядку.

Як відновити паспорт громадянина України?

Потрібно невідкладно звернутися із заявою про втрату документа до поліції та отримати від поліцейських витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань. Надалі, для оформлення нового документа, особі необхідно особисто прийти до однієї з трьох установ:

• у підрозділ ДМС України;
• у центр надання адміністративних послуг (ЦНАП);
• у центр обслуговування громадян «Паспортний сервіс».

Для оформлення паспорта громадянина України у формі ID-картки замість втраченого або викраденого особа (далі також – заявник) подає наступні документи:

• заява про втрату паспорта;
• витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (у разі викрадення паспорта);
• документ, що підтверджує сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від його сплати;
• довідка органу реєстрації встановленого зразка про місце проживання (за наявності).

Крім того, для відновлення паспорта можуть знадобитися додаткові документи (також за наявності):

• довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків або повідомлення про відмову від його прийняття ;
• якщо є неповнолітні діти – свідоцтва про їх народження;
• свідоцтво про шлюб або про розірвання шлюбу (за наявності);
• довідка про взяття на облік ВПО;
• для особи, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я – одна фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування із застосуванням засобів Реєстру;
• для бездомних осіб – посвідчення про взяття на облік бездомних осіб;

Як відновити паспорт громадянина України для виїзду за кордон?

Для оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон замість втраченого або викраденого особа (далі також – заявник) подає наступні документи:

• паспорт громадянина України (для особи, яка досягла 14-річного віку та проживає в Україні);
• свідоцтво про народження або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави, – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон особі, яка не досягла 14-річного віку;
• документ, що посвідчує особу законного представника, та документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, – у разі подання документів законним представником, крім випадків, коли законним представником є один із батьків;
• документи, що підтверджують сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від його сплати;
• одна кольорова фотокартка розміром 10-15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон особі, яка не досягла 12-річного віку, або особі, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я та яка потребує термінового лікування за кордоном, що підтверджується медичним висновком відповідного закладу охорони здоров’я, або особі, щодо якої наявний висновок про необхідність направлення особи із складових сил оборони або сил безпеки, постраждалої у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України;
• заява про оформлення паспорта для виїзду за кордон у зв’язку з його втратою або викраденням у довільній формі;
• витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (у разі викрадення паспорта для виїзду за кордон на території України)
• документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України (за відсутності – його копія), або інформація про раніше оформлені на ім’я особи документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України – особам, які постійно проживають за кордоном, та втратили паспорт для виїзду за кордон під час перебування в Україні.

Як відновити посвідчення учасника бойових дій?

Зберіть необхідні документи:

1. Заява про заміну зіпсованого / втраченого посвідчення з уточненням причин втрати. Обов’язково вкажіть у заяві номер мобільного телефону.
2. У разі втрати посвідчення (за можливості) – оголошення в газету про втрату документа із зазначенням прізвища, ім’я, по-батькові, що на ньому вказані.
3. У разі пошкодження посвідчення – зіпсоване посвідчення.
4. Копія втраченого посвідчення (за наявності) або зазначення номеру, серії посвідчення та дати видачі.
5. Копії сторінок паспорту (1,2 та 11,12), копії довідки про присвоєння ідентифікаційного номера.
6. Фотокартки розміром 3*4 – 2 шт.

Надішліть документи на електронну пошту Мінветеранів [email protected] (фотокартки – поштовим зв’язком АТ “Укрпошта” на адресу Мінветеранів: м. Київ, пров. Музейний, 12, 01001).

Як відновити пошкоджений чи втрачений військовий квиток?

На відміну від інших документів військовий квиток може бути видано повторно в таких випадках:

• непридатність військового квитка для подальшого користування;
• його знищення під час стихійного лиха;
• втрата або викрадення;
• зміна прізвища, імені чи по батькові особи.

Куди треба звертатися?

Військовослужбовці повинні звернутися безпосередньо до свого командира за місцем проходження служби з рапортом.

Якщо ж особа не є військовозобов’язаною або резервістом – до керівника територіального центру комплектування та соціальної підтримки, у якому перебуває на військовому обліку, із заявою.

Що потрібно для відновлення військового квитка?

1. Заява/рапорт, у якій(-ому) зазначається про обставини втрати військового квитка та прохання про повторну його видачу.
2. Паспорт.
3. Матове фото 3х4 без куточка.
4. Пошкоджений документ або його залишки (за наявності).
5. Витяг з наказу про результати службового розслідування (якщо документ втрачено).
6. Довідка з відділу поліції, що була написана заява про втрату (якщо документ був викрадений).

Повторно військовий квиток може бути виданий лише за рішенням керівника територіального центру комплектування та соціальної підтримки.

Особливості відновлення військового квитка для ВПО

Потрібно пам’ятати, що після прибуття до нового місця проживання (в тому числі – тимчасового) військовозобов’язані, незалежно від отримання статусу ВПО, у семиденний строк повинні повідомити про це територіальний центр комплектування та соціальної підтримки за місцем перебування (стати на військовий облік) відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних».

Після цього можна розпочати процес відновлення військового квитка в тому територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки, у якому особа стала на військовий облік у зв’язку з прибуттям до нового місця проживання.

Чи можливо пересилати та передавати іншим особам військовий квиток?

 Передача військового квитка іншим особам можлива лише за умови одержання оформленої у встановленому порядку розписки про отримання відповідними особами такого квитка.

Яка відповідальність за втрату, зіпсування, недбале зберігання військового квитка?

Зіпсуття або недбале зберігання призовниками, військовозобов’язаними і резервістами військово-облікових документів (посвідчень про приписку до призовних дільниць, військових квитків, тимчасових посвідчень військовозобов’язаних), яке спричинило їх втрату тягнуть за собою накладення штрафу від тридцяти до п’ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Повторне протягом року вчинення  такого порушення, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, а також вчинення такого порушення в особливий період  тягнуть за собою накладення штрафу від п’ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Як відновити втрачене чи пошкоджене водійське посвідчення?

Послуга доступна в онлайн сервісі державних послуг “Дія”.

Які строки та вартість послуги?

Подання заяви займає приблизно 10 хвилин. Розгляд заяви складає 5 робочих днів. а вартість буде становити 219,00 грн.

Як це можливо зробити в онлайн сервісі державних послуг “Дія”?

На порталі надана можливість відновлення викрадених, втрачених чи пошкоджених водійських посвідчень. 

Шлях:

1. Увійдіть до електронного кабінету водія за допомогою електронного підпису
2. У розділі електронних послуг виберіть «Відновлення та обмін посвідчення водія».
3. Заповніть заяву та додайте електронні копії документів, які підтверджують зміну персональних даних, та довідку з поліції.
4. Накладіть електронний підпис.
5. Здійсніть оплату за допомогою системи електронних платежів.
6. Очікуйте на сповіщення у разі успішної перевірки заяви та документів у державних реєстрах та базах.
7. Отримайте посвідчення водія в територіальному сервісному центрі МВС, зазначеному у вашій електронній заяві.

Як це можливо зробити офлайн в державних сервісах?

1. У разі втрати посвідчення повідомте про це територіальний сервісний центр МВС, а у разі викрадення — територіальний орган Національної поліції.
2. Подайте заяву та такий пакет документів:

• паспорт громадянина України чи ID-картка з довідкою про реєстрацію місця проживання
• копія довідки про присвоєння номера картки платника податків
• посвідчення водія, якщо є
• документ, що підтверджує зміну персональних даних особи (за потреби)
• платіжний документ про оплату адміністративної послуги

3. Зачекайте надання послуги та отримайте посвідчення водія в територіальному сервісному центрі МВС, до якого подали заяву.

Що робити, якщо втратили свідоцтво про народження дитини, про смерть, про зміну імені, про шлюб, про розірвання шлюбу ?

В разі ж втрати свідоцтва про народження необхідно звернутися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) за місцем фактичного проживання чи перебування і написати заяву про відновлення документа та потім забрати документ або ж замовити доставку Укрпоштою.

У цій заяві вказуються персональні дані та обставини у зв’язку з якими ви втратили оригінал документу. З собою потрібно мати: паспорт та копії документів, які бажаєте відновити (в разі наявності). 

Також на порталі Дія можна замовити такі витяги з Реєстру:

• про державну реєстрацію народження;
• про державну реєстрацію смерті;
• про державну реєстрацію зміни імені;
• про державну реєстрацію шлюбу;
• про державну реєстрацію розірвання шлюбу.

Повторно замовити свідоцтво чи витяг з Реєстру можна не лише стосовно себе, але й стосовно найближчих родичів. Для цього потрібно лише додати скан-копії документів, що підтверджують родинні стосунки.

Як відновити документи про освіту ?

 За загальним правилом, у разі втрати документів про освіту можна звернутися безпосередньо до керівництва закладів освіти з заявою про видачу дубліката.

Але якщо заклад освіти знаходиться на непідконтрольній Україні території, то потрібно спочатку звернутися до Міністерства освіти і науки України з заявою про визначення навчального закладу, який видаватиме дублікат документа. Міністерство освіти і науки України самостійно визначає навчальний заклад, який буде видавати дублікат. Додатково при звернення можна вказати, бажаний вами навчальний заклад,  в якому вам буде зручніше забрати дублікат та вказати своє фактичне місце проживання.

Важливо зазначити, що Міністерство освіти і науки України буде отримувати інформацію з Єдиної державної електронної бази з питань освіти. У вищевказаний реєстр дані вносилися з 2000 року.

Додатково слід зазначити, що документи навчальні заклади до 2000 року, могли передати до архіву, тому доцільним буде зробити запит в архівну установу.

Відомості про освіту може мати державне підприємство “Інфоресурс”, яке підпорядковується Міністерству освіти і науки України та знаходиться територіально у Києві. Вони можуть надати персоніфіковану інформацію щодо закінчення закладу освіти.

Для того, щоб замовити документ треба перейти за посиланням. Потім, відкриваєте вкладку “Загальний доступ до персональних даних” та формуєте запит в якому Ви отримуєте відповідь, яка містить Ваш диплом з цифровими підписами і печатками (QR код).

Якщо Ви знаєте усі дані втраченого документу, то Ви переходите за посиланням та отримуєте підтвердження свого документу.

В разі ж відсутності інформації в Єдиній державній електронній базі з питань освіти, Міністерство освіти і науки України надає відмову у видачі дублікату і  вам потрібно буде звернутись з позовною заявою про встановлення факту закінчення навчального закладу до суду.

В якості доказів, в суді можна буде використати, зокрема, копію втраченого документу про освіту, залікову книжку, студентський квиток, трудову книжку (з записом про навчання), довідки з архіву, показання свідків та інші можливі підтверджуючи документи.

Важливо, що до судової заяви слід обов’язково додати відмову Міністерства освіти і науки України та зазначити, що ви намагались вирішити питання в позасудовому порядку.

 Як відновити трудову книжку?

З 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки, тому процес відновлення значно спрощений і не потребує жодних дій, а виключно надає можливість перевіряти правильність внесених даних до електронної трудової книжки та вносити зміни на підставі достовірних відомостей. Відновленню виключно підлягають дані про місце роботи та стаж з втраченого документу.

Як відновити дані з втраченої трудової книжки?

Якщо ви втратили трудову книжку, то минулий роботодавець має видати вам нову трудову з написом Дублікат. Загалом, цей дублікат не відрізняється від звичайної трудової книжки. Заповнюється він за загальними правилами. Також дублікат трудової буде містити записи про загальний стаж роботи. Якщо необхідно мати перелік займаних посад та точну інформацію про кожну роботу —зверніться до попередніх працедавців із заявою про отримання відповідної інформації. Минулі роботодавці мають надати довідки, що підтверджують ваш загальний стаж.

Якщо підприємство, на якому ви працювали, вже ліквідовано, ви можете надіслати запит до архіву. 

Що таке електронна трудова книжка?

Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її запровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.

Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду України.

Що змінилося?

Відтепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

За Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних з боку Пенсійного фонду України та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Де знайти електронну трудову книжку?

Для цього необхідно увійти до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) за допомогою авторизації:

• за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі України, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках;
• за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, ідентифікаційного коду та відповідної заяви;
• через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за електронним підписом, за мобільним телефоном (Mobile ID) або наявності рахунку в одному з 27 банків України (Bank ID).

Хто може вносити інформацію?

Відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

Найманий працівник має можливість перевірити записи про трудові відносини, обравши розділ «Електронна трудова книжка».

В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004року. Якщо трудова діяльність почалася раніше, можливо додати про це інформацію особисто, надіславши скановані копії документів.

Скан-копії яких документів потрібно надавати?

До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

Більш детальніше про електронну трудову книжку можливо ознайомитись на офіційному вебпорталі Державної служби України з питань праці за посиланням

Як відновити документи з інвалідності та інші медичні документи?

Для відновлення медичної документації (результатів обстеження, лікування, проведених стаціонарних й оперативних втручань, а також реабілітаційних рекомендацій) зверніться до сімейного або будь-якого іншого лікаря первинної ланки за місцем перебування. Лікар відновить медичні документи через Електронну систему охорони здоров’я та/або проведе додаткові обстеження для продовження лікування.

Як відновити документів, які належать особі з інвалідністю?

Для відновлення документів, які належать особі з інвалідністю, зверніться до органу соціального захисту, який має доступ до Централізованого банку даних осіб з інвалідністю і може надати інформацію про групу і причину раніше встановленої інвалідності. 

Як відновити довідку МСЕК?

Для відновлення інших документів або довідки МСЕК чи необхідності проходження медико-соціальної експертизи можна звернутися до медико-соціальної експертної комісії за місцем перебування, і лікарі МСЕК спільно з лікарями закладів охорони здоров’я. Всі медико-соціальні експертні комісії на підконтрольній Україні території працюють у штатному режимі та спільно з органами соціального захисту допомагають усім внутрішньо переміщеним особам у відновлені та отримані втрачених документів.

Як відновити пенсійне посвідчення?

Відновити пенсійне посвідчення  можна з допомогою вебпортала електронних послуг.

Вам потрібно зайти в особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) чи за допомогою мобільного застосунку “Пенсійний фонд”.

На вебпорталі електронних послуг Фонду заява на виготовлення пенсійного посвідчення міститься у розділі “Щодо пенсійного забезпечення”. 

З мобільного застосунку “Пенсійний фонд” потрібно обрати вкладення “До ПФУ”: розділ “Комунікації до ПФУ” – “Заява на виготовлення пенсійного посвідчення”.

Отримати виготовлене пенсійне посвідчення можна в обраному сервісному центрі Фонду (зазначається людиною під час подання заяви). 

Як відновити відновити пенсійне посвідчення, якщо немає можливості скористатися електронним сервісом?

Для цього потрібно подати заяву на виготовлення нового пенсійного посвідчення. Зробити це можна звернувшись до будь-якого зручного територіального органу Пенсійного фонду України. При особистому зверненні заповнюється відповідна заява, пред’являється паспорт та додається фото. Отримати виготовлене пенсійне посвідчення можна в обраному сервісному центрі Фонду (зазначається людиною під час подання заяви). 

Чи є альтернатива паперовому пенсійному посвідченню?

Альтернативою паперовому пенсійному посвідченню для багатьох пенсіонерів може стати електронне відображення пенсійного посвідчення в мобільному застосунку Дія. Воно має таку ж юридичну силу як і традиційне пенсійне посвідчення.  

Чи можна іншій людині отримати ваше пенсійне посвідчення?

Іноді виникають ситуації, коли пенсіонер з певних причин не може самостійно отримати нове паперове пенсійне посвідчення. Тоді документ можуть видати особі, яка представляє інтереси пенсіонера, та повноваження якої оформлено в установленому законодавством порядку.