Використання електронних цифрових підписів набуває все ширшого поширення в Україні. Карантин і війна тільки прискорюють цей процес. Зараз багато людей знаходяться поза межами своїх домівок у зв’язку з бойовими діями, але часто виникає потреба у налагодженні процесу документообігу в різних сферах: кадровій, державної реєстрації, судовій. Саме тут на допомогу приходить цифровий електронний підпис. Він дозволяє без фізичної присутності людини надавати підписані нею документи в потрібне місце за лічені хвилини.
Згідно профільного Закону електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Якщо простими словами – це це аналог власноручного підпису, яким можна підписати будь-який документ: заяву, договір тощо в електронному вигляді.
Як отримати безкоштовний електронний цифровий підпис?
Електронний цифровий підпис можна отримати абсолютно безкоштовно. Це доступно в онлайн і в офлайн.
Щоб отримати підпис офлайн, необхідно особисто звернутися до одного з надавачів послуги. Для цього заповніть реєстраційну форму та вкажіть паспортні дані й номер платника податків.
Перелік надавачів електронних довірчих послуг тут. Зокрема, безкоштовно надають підпис Інформаційно-довідковий департамент Державної податкової служби та АЦСК МВС.
Отримати підпис в онлайн набагато зручніше та простіше. Найбільш оптимально отримати такий сервіс через онлайн-платформу ПриватБанку. Деталі за посиланням.
Як підписати документ при наявності цифрового електронного ключа?
Підписати документ можна на порталі ДІЯ: https://sign.diia.gov.ua/
Крок 1. Необхідно завантажити файл особистого ключа.
Після завантаження – введіть пароль та натисніть кнопку «Зчитати ключ».
Крок 2. Перетягніть у браузер або виберіть на своєму носії файл, який потрібно підписати. Натисніть кнопку «Продовжити».
Крок 3. Перевірте назву файлу та натисніть кнопку «Підписати файл».
Все готово! Зберігання розпочнеться автоматично. Якщо цього не сталося, натисніть кнопку «Зберегти файл». Тому як бачимо в цьому процесі немає абсолютно нічого складного. Вся процедура зі створенням електронного цифрового ключа та підписанням електронного документа займає не більше 10 хвилин.
Зазвичай такий підпис має обмежений термін використання – від 1 до 2 років. Тому після закінчення такого строку його необхідно оновлювати. В режимі «онлайн» ця процедура займає не більше 5 хв.
Електронний цифровий підпис володіє всіма основними функціями власноручного підпису:
- засвідчує те, що отриманий документ надійшов від особи, що підписала його;
- гарантує цілісність і захист від виправлень підписаного документа;
- не дає можливості особі, яка підписала документ, відмовитися від зобов’язань, що виникли в результаті підписання цього електронного документа.
Які послуги можна отримати з ЕЦП?
Платформа ДІЯ
На онлайн-платформі державних послуг ДІЯ за допомогою ЕЦП можна отримати наступні послуги:
1)Щодо отримання грантів для розвитку малого та середнього бізнесу.
- пов’язані із пенсією, пільгами або отриманням допомоги
- щодо отримання ліцензій та дозволів
- при народженні дитини а також для багатодітних сімей.
- У сфері підприємництва тощо.
2) Електронний кабінет пенсійного фонду
В особистому кабінеті є можливість:
- одержати доступ до наявних даних персональної електронної облікової картки застрахованої особи та інших відомостей з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (анкетні дані, надана роботодавцем (страхувальником) інформація про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення), сплачені на користь особи страхові внески, набутий страховий стаж);
- контролювати сплату страхувальниками страхових внесків;
- одержати доступ до наявних відомостей Електронної трудової книжки;
- надати відомості про трудову діяльність;
- одержати доступ до своїх листків непрацездатності та інших даних Електронного реєстру листків непрацездатності;
- одержати доступ до даних своєї електронної пенсійної справи;
- подати заяву на призначення або перерахунок пенсії (без особистого візиту до Пенсійного фонду України);
- подати заяву на оформлення пенсійного посвідчення;
- подати дані для внесення змін до пенсійної справи;
- подати запит на підготовку документів і завантажити потрібний документ;
- подати звернення (запит, пропозицію);
- переглянути стан опрацювання своїх звернень до Пенсійного фонду України, в т. ч. прикріплених до звернень документів;
- одержувати та переглядати повідомлення від Пенсійного фонду України.
Крім того, в особистому кабінеті є можливість розрахувати орієнтовний розмір майбутньої пенсії за допомогою сервісу “Пенсійний калькулятор”.
3)Електронний кабінет водія
Цей сервіс надає особам наступні опції:
- отримати відомості про транспортний засіб (право власності, характеристики тощо);
- отримати відомості про наявність або відсутність арешту на ТЗ;
- отримати відомості про наявність адміністративних правопорушень та накладених штрафів на власника ТЗ;
- оформити індивідуальні номерні знаки;
- ввести відомості про фактичного водія (якщо водій не є власником ТЗ);
- встати у онлайн чергу на візит до Сервісного центру МВС.
Використання адвокатами, які співпрацюють з системою надання БПД
КЕП використовується адвокатами при звітуванні у державну податкову службу а також під час роботи в «електронному суді». Також за допомогою КЕП адвокати мають можливість звітуватись про виконану роботу до місцевого чи регіонального центру з надання БВПД. Детальніше як це зробити у відео розповідає адвокатка Тетяна Бідюк:
Використання в кадровій роботі
Наразі через війну більшість працівників не мають можливості подати відповідні документи в паперовому вигляді за загальними правилами ведення документообігу. Для прикладу в НАДС зазначили, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів заяв працівників, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника.
Отже, письмові заяви працівників можуть, зокрема, подаватися в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.
Використання в судах
Обов’язковим є підписання електронного документу при використанні електронного документообігу особистим електронним цифровим підписом, який надаватиме можливість ідентифікувати автора документа, а також підтверджуватиме, що відповідний документ є оригіналом.
Згідно з пунктом 1 розділу ХІ Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 №30 (у редакції рішення Ради суддів України №17 від 02.03.2018) передбачено, що обмін електронними документами між судом, ОСП, фізичними особами та учасниками судового процесу забезпечується засобами підсистеми електронного суду.
Відповідно до пункту 25 Положення про ЄСІТС процесуальні та інші документи, пов’язані з розглядом справ у суді, можуть подаватися до суду виключно з використанням підсистеми «Електронний суд». Натомість, пунктом 59 розділу IV «Перехідні положення» Положення про ЄСГГС встановлено, що до початку функціонування всіх підсистем (Модулів) ЄСІТС процесуальні та інші документи можуть подаватися до суду в електронній формі з використанням офіційної електронної адреси або адреси електронної пошти, з якої надійшли документи, засвідчені кваліфікованим електронним підписом. У випадку надходження на електронну адресу суду документу без електронного цифрового підпису його автора, такий документ не має юридичної сили, підстави для обліку, обробки та реєстрації такого документа відсутні.
Для подачі документів до суду в електронній формі необхідно: зареєструватись у системі «Електронний суд» та подати документ за допомогою електронного кабінету у форматі електронного документу або надіслати документ з будь-якої не забороненої в Україні електронної адреси, засвідчений кваліфікованим електронним підписом.
Використання у діяльності ОСББ
Чи можна підписувати таким підписом листки опитування, відповідно до яких приймаються рішення? Давайте розбиратися з цим питанням.
Згідно Закону України «Про особливості здійснення права власності у багатоквартирному будинку» письмове опитування співвласників проводиться шляхом власноручного заповнення ними листків опитування, в яких зазначаються день опитування, прізвище, ім’я, по батькові співвласника, документ, що підтверджує право власності на квартиру або нежитлове приміщення, номер квартири або нежитлового приміщення, загальна площа квартири або нежитлового приміщення, документ, що надає повноваження на голосування від імені співвласника (для представників), відповідь співвласника на питання “так”, “ні” або “утримався”, особистий підпис співвласника та особи, яка проводила опитування. Тобто твердження цієї норми Закону не виключає використання електронної форми документа, оскільки електронний документ заповнюється власноручно людиною, а електронний підпис це є аналог власноручного підпису. А Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та Закон України “Про електронні довірчі послуги”, прирівнює до оригіналу на папері, оригінал електронного документа, який складається шляхом проставлення електронного цифрового підпису на електронний варіант листа опитування.
Як це робиться на практиці?
1) Листки опитування надсилаються на електронну поштову адресу або іншими засобами зв’язку до співвласника багатоквартирного будинку
2)Співвласник багатоквартирного будинку підписує листок опитування за допомогою цифрового електронного підпису.
3)Після підпису електронний документ відправляється назад до ініціативної групи чи правління.
Зберігати ці документи необхідно саме в електронному вигляді, бо оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Тому роздрукована паперова копія електронного документа НЕ є оригіналом документа. Юристи радять також при складанні протоколу вказати, що проводилося опитування з використанням електронних підписів, відповідно, частина результатів голосування викладена на електронних носіях — у протоколі можна вказати, де вони зберігаються.
І насправді багато ОСББ вже досить часто практикують таке. Існує багато «софту», який створений спеціально під діяльність ОСББ і забезпечує електронний документообіг та прийняття рішень в «цифрі».