Використання електронних цифрових підписів набуває все ширшого поширення в Україні. Карантин і війна тільки прискорюють цей процес. Зараз багато людей знаходяться поза межами своїх домівок у зв’язку з бойовими діями, але часто виникає потреба у налагодженні процесу документообігу в різних сферах: кадровій, державної реєстрації, судовій. Саме тут на допомогу приходить цифровий електронний підпис. Він дозволяє без фізичної присутності людини надавати підписані нею документи в потрібне місце за лічені хвилини.
Згідно профільного Закону електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Якщо простими словами – це це аналог власноручного підпису, яким можна підписати будь-який документ: заяву, договір тощо в електронному вигляді.
Дискусійним залишається питання щодо використання електронних цифрових підписів у діяльності ОСББ. Для прикладу: чи можна підписувати таким підписом листки опитування, відповідно до яких приймаються рішення? Давайте розбиратися з цим питанням.
Згідно Закону України «Про особливості здійснення права власності у багатоквартирному будинку» письмове опитування співвласників проводиться шляхом власноручного заповнення ними листків опитування, в яких зазначаються день опитування, прізвище, ім’я, по батькові співвласника, документ, що підтверджує право власності на квартиру або нежитлове приміщення, номер квартири або нежитлового приміщення, загальна площа квартири або нежитлового приміщення, документ, що надає повноваження на голосування від імені співвласника (для представників), відповідь співвласника на питання “так”, “ні” або “утримався”, особистий підпис співвласника та особи, яка проводила опитування. Тобто твердження цієї норми Закону не виключає використання електронної форми документа, оскільки електронний документ заповнюється власноручно людиною, а електронний підпис це є аналог власноручного підпису. А Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та Закон України “Про електронні довірчі послуги”, прирівнює до оригіналу на папері, оригінал електронного документа, який складається шляхом проставлення електронного цифрового підпису на електронний варіант листа опитування.
Як це робиться на практиці?
1) Листки опитування надсилаються на електронну поштову адресу або іншими засобами зв’язку до співвласника багатоквартирного будинку
2)Співвласник багатоквартирного будинку підписує листок опитування за допомогою цифрового електронного підпису.
3)Після підпису електронний документ відправляється назад до ініціативної групи чи правління.
Зберігати ці документи необхідно саме в електронному вигляді, бо оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Тому роздрукована паперова копія електронного документа НЕ є оригіналом документа. Юристи радять також при складанні протоколу вказати, що проводилося опитування з використанням електронних підписів, відповідно, частина результатів голосування викладена на електронних носіях — у протоколі можна вказати, де вони зберігаються.
І насправді багато ОСББ вже досить часто практикують таке. Існує багато «софту», який створений спеціально під діяльність ОСББ і забезпечує електронний документообіг та прийняття рішень в «цифрі». Тому стверджувати, що через брак правового регулювання використання електронних цифрових підписів в діяльності ОСББ є неможливим – не можна. Фактично головною перешкодою в поширенні та застосуванні цифрових електронних підписів є невміння та нерозуміння алгоритмів їх використання з боку співвласників.
Як отримати безкоштовний електронний цифровий підпис?
Електронний цифровий підпис можна отримати абсолютно безкоштовно. Це доступно в онлайн і в офлайн. Щоб отримати підпис офлайн, необхідно особисто звернутися до одного з надавачів послуги. Для цього заповніть реєстраційну форму та вкажіть паспортні дані й номер платника податків. Перелік надавачів електронних довірчих послуг тут. Зокрема, безкоштовно надають підпис Інформаційно-довідковий департамент Державної податкової служби та АЦСК МВС. Отримати підпис в онлайн набагато зручніше та простіше. Найбільш оптимально отримати такий сервіс через онлайн-платформу ПриватБанку. Деталі за посиланням.
Як підписати документ при наявності цифрового електронного ключа?
Підписати документ можна на порталі ДІЯ: https://sign.diia.gov.ua/
Крок 1. Необхідно завантажити файл особистого ключа.
Після завантаження – введіть пароль та натисніть кнопку «Зчитати ключ».
Крок 2. Перетягніть у браузер або виберіть на своєму носії файл, який потрібно підписати. Натисніть кнопку «Продовжити».
Крок 3. Перевірте назву файлу та натисніть кнопку «Підписати файл».
Все готово! Зберігання розпочнеться автоматично. Якщо цього не сталося, натисніть кнопку «Зберегти файл». Тому як бачимо в цьому процесі немає абсолютно нічого складного. Вся процедура зі створенням електронного цифрового ключа та підписанням електронного документа займає не більше 10 хвилин. Зазвичай такий підпис має обмежений термін використання – від 1 до 2 років. Тому після закінчення такого строку його необхідно оновлювати. В режимі «онлайн» ця процедура займає не більше 5 хв.
Використання листків опитування у формі електронних документів породжує інше питання: як правильно їх долучити до протоколу та подати документи на державну реєстрацію ОСББ? І взагалі чи потрібно листки опитування додавати до протоколу?
Протокол загальних зборів ОСББ – це письмовий документ, яким оформляються прийняті рішення загальних зборів співвласників ОСББ. Вимоги до протоколу не встановлені Законом “Про ОСББ”, останнім лише встановлено, що рішення завжди оформлюються особистим підписом кожного, хто проголосував, із зазначенням результату голосування. Таким чином, приписів про дотримання форми протоколу, затвердженого центральним органом виконавчої влади, норми Закону України «Про об`єднання співвласників багатоквартирного будинку» не містять. Тобто урегулювання такого питання законодавець залишив на розсуд самих співвласників. Тож співвласники мають можливість складати протокол установчих або загальних зборів ОСББ у довільній формі. Якщо в самому протоколі та листках опитування не зазначено, що вони є додатком до протоколу, то і додавати їх до протоколу та надавати державному реєстратору не вимагається.