Чи часто вам не вистачає годин в добі або днів у тижні, щоб встигнути все що запланували? Якщо відповідь «так» – висновок простий: потрібно підвищувати свої навички ефективного управління часом. Така проблема особливо актуальна для юристів – адже потрібно встигати все: спілкуватись з клієнтами, слідкувати за законодавством, встигати на судові засідання, готувати позовні заяви, відповідати на телефонні дзвінки…. Цей список можна продовжувати до нескінченності. Як знайти час на все? Давайте розбиратись разом!
Основною причиною нестачі часу є хронофаги. Хронофаги – це пожирачі часу або все що відволікає нас від запланованих справ. Для того щоб викинути хронофаги зі свого життя потрібно їх для початку знайти. Найбільш класичними пожирачами часу є пусті телефонні балачки, відсутність плану на день/тиждень/місяць, неефективні наради, тотальний контроль ( а відповідно і відсутність делегування), ну і звичайно – соціальні мережі (в середньому людина витрачає на соціальні мережі 2 годин щодня – а це відповідно один місяць в рік!). Цей список хронофагів – узагальнений і притаманний практично всім, але не забуваймо, що кожен з нас є особистістю зі своїми унікальними інтересами, звичками, хобі, способом життя – а відповідно і зі своїм унікальним набором пожирачів часу. Одним з найбільш типових хронофагів юриста є надмірне захоплення у вичитуванні судової практики та законодавчих новин – один сайт, другий, третій….і двох годин як не було. Як знайти ці хронофаги?
Насправді, відповідь дуже проста – потрібно декілька днів підряд вести хронометраж дня, тобто просто записувати що ви робите протягом дня і скільки часу це займає. Тільки тоді стане зрозумілим що або хто відбирає ваш час. Постарайтесь мінімізувати вплив цих факторів на розпорядок дня або, якщо це можливо, – позбавитись від них.
Проте тільки позбутись хронофагів недостатньо – потрібно ще й вміти ефективно використовувати свій час. Ось декілька порад для ефективного тайм-менеджменту:
1)Як би це банально не звучало, але потрібно планувати свій день, тим більше з сучасними мобільними додатками та застосунками це займе мінімум часу. Для юристів з десятками судових засідань в день, та зустрічами з клієнтами це точно “must have”. Завдяки плану на день ви не забудете про важливі речі, а неважливі справи «відфільтруєте» зі списку. Не плануйте більше ніж 6-7 важливих справ на день, адже найголовніше в такому плані – реальність його виконання.
2) Цілі, які Ви ставити перед собою мають бути чіткими, конкретними та вимірюваними. Адже якщо ваша ціль розмита як тоді прослідкувати прогрес у її досягненні?
3) Правильно розставляйте пріоритети. Надзвичайно важливо вміти «відсіювати» ті справи які «можуть почекати» від тих, які є критично важливими та терміновими. Справитись з цим завданням допоможе матриця Ейзенхауера. Це простий та надзвичайно ефективний метод короткострокового планування.
Квадрат 1: Термінові та важливі справи – зробіть це негайно!
Сюди потрапляють завдання найвищого пріоритету з жорсткими часовими рамками. Бажано такі завдання виконувати особисто, без делегування. Щоб уникнути скупчення справ в цьому квадраті потрібно вчасно виконувати завдання з інших квадратів.
Квадрат 2: Важливі, але не термінові – вирішіть, коли їх зробити!
Тут пріоритетні завдання, але без обмежень по часу. Саме це дозволяє виконати таку роботу найбільш ефективно,адже запас часу дає можливість проаналізувати та продумати всі варіанти розвитку подій. Головне уникати переходу завдань із цього квадрату у квадрат 1.
Квадрат 3: Термінові, але не важливі – делегуйте кому-небудь!
Через свою терміновість такі справи, на перший погляд, можуть видатися надзвичайно важливими, але це не так. Насправді вони «пересмикують» нашу увагу від насправді пріоритетних речей. Тому, якщо є така можливість, краще ці завдання делегувати іншим працівникам.
Квадрат 4: Не термінові і не важливі справи
В цьому квадраті справи, які абсолютно не наближають нас до досягнення цілей, їх виконання не приносить жодної користі. Переважно всі справи, які знаходяться в цьому квадраті – це банальні хронофаги. До таких завдань потрібно приступати в останню чергу.
Ще одним цікавим та ефективним інструментом є принцип Парето або правило 80/20. Цей принцип прийшов з економічної теорії, де він означає, що 20% товару приносить 80% прибутку. Але це правило успішно екстраполюється і на інші види діяльності, в тому числі для юристів, і в загальному звучить так «20% наших зусиль приносить 80% результату, і навпаки – 80% зусиль приносить лише 20% результату». Ці числа є, звичайно, досить приблизними, але головне в цьому принципі зрозуміти, що якщо правильно визначити та виконати хоча б 20 % пріоритетних справ/завдань, то Ви зможете отримати більшу частину від запланованого результату.
4) Навчіться говорити «НІ»
Невміння відмовляти є одним з найбільш серйозних хронофагів. Згадайте скільки часу Ви втратили тільки через те, що виконували завдання, на яке не мали ні часу ні бажання, тільки тому, що боялися здатися неввічливими.
5) В погоні за своїми пожирачами часу не забувайте, що відпочинок також потрібен. Людина не може ефективно працювати 24/7, тому не забувайте залишати час на себе, коли можна просто нічого не робити.